Câmara Municipal de Beja

Divisão Administrativa e Financeira


Localização: Praça da República, nº41  7800 – 427 Beja

Contactos: geral@cm-beja.pt

Telefone: 284311800

 

Divisão Administrativa e Financeira (DAF) - Atribuições e competências

 

Planear, coordenar e acompanhar as atividades dos serviços afetos à DAF; Emitir pareceres e ou informações sobre assuntos da competência da DAF; Garantir o intercâmbio funcional com as outras unidades orgânicas do Município; Organizar a correspondência endereçada aos vários órgãos do município, bem como o expediente geral; Propor e incrementar novas técnicas e metodologias de trabalho com vista à modernização administrativa dos serviços da DAF; Promover a introdução de tecnologias de informação e comunicação como suporte à otimização do funcionamento da organização, de apoio à decisão na adoção de soluções informáticas a implementar nos serviços, e acompanhamento técnico aos sistemas e aos trabalhadores para o desempenho de tarefas; Fomentar a modernização e desenvolvimento do Serviço de Arquivo em todas as suas componentes; Garantir o cumprimento das linhas estratégicas de gestão financeira, económica e orçamental, definidas superiormente; Organizar e desenvolver processos ou estudos de caráter económico-financeiro; Assegurar a produção de informação técnica de apoio à gestão municipal; Elaborar e propor a definição de normas gerais e específicas de gestão e administração dos serviços que lhe estão subordinados, tendentes a simplificar e racionalizar procedimentos e proceder à sua divulgação juntos dos respetivos colaboradores; Elaborar e coordenar estudos que possibilitem a tomada de decisões fundamentadas sobre ações a empreender e prioridades a considerar na elaboração dos planos de atividades e dos orçamentos; Coordenar e apoiar a elaboração e controlo de execução dos planos de atividades e dos orçamentos; Recolher e tratar os elementos conducentes à elaboração das Grandes Opções do Plano e Orçamento, bem como às respetivas revisões e alterações; Organizar os documentos com vista à prestação de contas da autarquia; Providenciar e coordenar os procedimentos com vista ao pagamento de todas as despesas e o recebimento das receitas, em conformidade com as normas contabilísticas em vigor; Promover, organizar e controlar os procedimentos relativos ao aprovisionamento, nos termos da lei; Garantir todas as operações com vista à identificação de todos os bens que integram o património municipal e manter atualizado o inventário e os respetivos registos; Imprimir dinâmica aos sistemas e processos de cobrança de receitas e liquidação de créditos do Município; Promover reuniões de coordenação no âmbito dos serviços afetos à DAF; Gerir, no domínio das competências próprias, delegadas ou subdelegadas, os recursos humanos afetos à DAF, de acordo com as políticas definidas e numa perspetiva de motivação e valorização permanente; Organizar o mapa de férias do pessoal afeto à DAF; Apresentar a proposta de plano de atividades e orçamento da DAF e assegurar o controlo da sua execução; Providenciar a existência de condições de higiene, segurança e saúde no trabalho em todos os serviços afetos à DAF e aplicação das respetivas normas e regulamentos; Gerir a informação, nomeadamente, identificar a documentação, de acordo com o plano de classificação em vigor, quer seja em suporte papel ou digital, procedendo ao seu registo nas respetivas aplicações informáticas e encaminhamento, garantindo as ligações funcionais e burocráticas com os outros serviços e procedendo à sua transferência, quando deixa de ter valor administrativo, de forma devidamente identificada e acondicionada, para o arquivo intermédio.

A Divisão Administrativa e Financeira possui a estrutura interna seguinte: Serviço de Expediente e Arquivo; Serviço de Contabilidade; Serviço de Aprovisionamento; Serviço de Património Municipal; Serviço de Tesouraria; Serviço do Plano, Orçamento e Contabilidade de Custos.

São atribuições do Serviço de Expediente e Arquivo:

Promover o registo informático da correspondência, incluindo as faturas recebidas através do correio normal, via email e via fax; Assegurar a expedição da correspondência através do correio normal, utilizando um processo de guias eletrónicas via CTT; Garantir a publicação de editais quer internos quer externos; Organizar a emissão de certidões decorrentes das publicações dos editais referidos no fim do prazo legal; Definir uma política de gestão de todos os documentos produzidos e recebidos pela administração municipal, seja qual for a data, tipo ou suporte, desde a sua produção até ao destino final; Orientar os serviços quanto à normalização de procedimentos, à adoção de boas práticas de gestão documental e, consequentemente, à racionalização de recursos (principalmente físicos, humanos e informacionais), com a elaboração de manuais; Propor, em colaboração com os outros serviços, formas de racionalização dos procedimentos administrativos, incentivando a aplicação das tecnologias de informação e comunicação; Estudar e propor novos formatos de acesso e difusão da informação, incentivando a utilização das novas tecnologias da informação e comunicação, com o apoio do Serviço de Informática; Trabalhar na implementação e manutenção de um sistema de gestão eletrónica de documentos, estabelecendo planos de preservação digital; Atuar como entidade interna avaliadora e promotora da qualidade de informação existente nas aplicações informáticas; Colaborar na promoção e integração dos projetos de modernização administrativa; Gerir os arquivos intermédios; Inventariar, preservar e divulgar o arquivo histórico; Inventariar, preservar e divulgar o arquivo fotográfico; Desenvolver iniciativas de âmbito cultural para divulgação dos arquivos municipais e de  interesse municipal; Elaborar propostas e pareceres técnicos na área da modernização administrativa.

São atribuições do Serviço de Contabilidade:

Assegurar que os registos e procedimentos contabilísticos de acordo com a legislação em vigor e com os requisitos do modelo de gestão estabelecido pelos órgãos competentes; Proceder ao registo contabilístico nas contas apropriadas da execução da despesa; Proceder ao controle ou registo contabilístico nas contas apropriadas da execução da receita; Rececionar, conferir e controlar os elementos constantes de documentos de receita e dos emanados pela Tesouraria; Rececionar e controlar, relativamente a cada serviço emissor, mapas de resumo diário, tendo por base as guias de receita emitidas; Controlar as contas correntes com instituições bancárias, acompanhando os respetivos movimentos e valores; Assegurar a arrecadação das receitas de impostos diretos, passivos financeiros, rendimentos de propriedade, transferências da Administração Central, faturação mensal de serviços prestados pelo Município, reposições não abatidas nos pagamentos e outras que não estejam cometidas a outros serviços; Assegurar o controlo de cobranças de todas as receitas devidas ao município; Proceder a conferências de registos e procedimentos de reconciliações de clientes e fornecedores ou outros devedores e credores; Exigir os recibos comprovativos de pagamentos a fornecedores e outros; Verificar diariamente a exatidão de todas as operações que lhe competem; Executar o expediente diretamente relacionado com o serviço de contabilidade; Colaborar ativamente no sistema de controlo de gestão; Afetar os custos às diversas atividades e unidades orgânicas; Responder aos pedidos de informações e esclarecimentos solicitados pelos serviços internos ao nível das dotações orçamentais e saldos disponíveis em orçamento; Acompanhar a evolução de empréstimos bancários; Controlar o movimento das garantias bancárias; Controlar o pagamento a fornecedores; Dar execução ao Orçamento; Acompanhar os fundos de maneio aprovados para os serviços municipais; Calcular, registar, controlar e executar os pagamentos das retenções de verbas relativas a receitas cobradas para terceiros — operações de tesouraria; Colaborar e elaborar os documentos constantes da Prestação de Contas; Enviar às entidades competentes os documentos de prestação de contas e documentos previsionais, bem como a outras entidades de acordo com a lei e de acordo com os prazos legalmente estipulados; Elaborar os documentos de efeitos fiscais; Verificar diariamente a exatidão de todas as operações que lhe competem; Organizar o gerir o arquivo do anual corrente dos processos de receita e despesa em conformidade com as normas legais aplicáveis; Garantir a arrecadação das receitas que não estejam confiadas a outros serviços; Controlar as contas bancárias, acompanhando o movimento de valores e comprovar mensalmente o respetivo saldo; Impulsionar o cumprimento, dentro dos prazos legais, das obrigações fiscais e parafiscais; Calcular, registar, controlar e executar os pagamentos das retenções de verbas relativas a receitas cobradas para terceiros (operações de tesouraria); Gerir e organizar o arquivo dos processos de natureza financeira, em conformidade com as normas legais em vigor; Assegurar a coordenação com vista à elaboração dos documentos da prestação de contas; Promover o tratamento e remessa de informação a entidades exteriores, como por exemplo, DGAL, DGO, DGCI e CCDRA, no âmbito do SIPOCAL, SIIAL, DOMUS e SIPART.

São atribuições do Serviço de Aprovisionamento:

Proceder a conferências de registos das existências e efetuar procedimentos de reconciliações contabilísticas; Proceder à recolha, mantendo atualizados, os catálogos de informações técnicas respeitantes a artigos e equipamentos de que os serviços municipais são consumidores; Proceder ao estudo das previsões anuais com a colaboração dos diversos setores para a aquisição de materiais diversos tendo em conta uma correta gestão de stocks; Proceder à elaboração do plano anual de aquisição de bens destinados a armazém e, bem assim, de serviços indispensáveis ao Município; Assegurar o aprovisionamento de bens necessários à execução eficiente e oportuna das atividades planeadas; Assegurar todos os procedimentos inerentes aos respetivos concursos, com base no enquadramento formal e operacional da plataforma de compras públicas; Assegurar, organizar, controlar e executar todos os processos relativos a obras municipais a lançar por empreitada, em articulação com os respetivos serviços técnicos, de acordo com as Grandes Opções do Plano e face às orientações superiores, participando no lançamento e acompanhamento dos respetivos concursos e processos, respeitando a legislação aplicável e participando na elaboração dos respetivos programas de concurso e cadernos de encargos; Assegurar a necessária articulação com o Gabinete Jurídico em caso de aquisições com contrato escrito; Efetuar consultas ao mercado fornecedor e manter as informações atualizadas sobre o mercado fornecedor e promover a criação de mecanismos de qualificação de fornecedores; Efetuar, sempre que necessário, consultas ao mercado fornecedor; Emitir requisições ao mercado, desde que autorizadas superiormente; Assegurar que os valores das requisições têm cabimento orçamental; Controlar os prazos de entrega das encomendas; Rececionar e conferir faturas emitidas pelos fornecedores; Elaborar estatísticas mensais sobre as compras realizadas; Realizar e acompanhar os procedimentos de final de ano, de forma integrada com os restantes serviços da divisão; Efetuar o acompanhamento dos compromissos que transitam de ano, assim como das respetivas repartições de encargos; Acompanhar os contratos plurianuais; Controlar e verificar os cabimentos com compromissos com a faturação; Executar o expediente diretamente relacionado com o serviço de aprovisionamento.

No âmbito do armazém:

Efetuar a receção de artigos em armazém, controlando a quantidade e qualidade dos mesmos;

Manter ativo o sistema de gestão de stocks; Proceder à receção dos bens, confrontando -os com a respetiva guia de remessa onde deve ser aposto o carimbo «Recebido e conferido»; Entregar os materiais armazenados por solicitação das unidades orgânicas mediante a apresentação de requisição interna, devidamente autorizada; Registar nas fichas de existências, todas as aquisições, abates e entregas e devoluções; Promover uma cultura de responsabilização sobre as diferenças de inventário identificadas, transmitindo à respetiva chefia e ao executivo camarário, para conhecimento e validação, todos os movimentos de regularização de stock a efetuar; Promover e efetuar o controlo interno e responsabilização para restringir o surgimento de monos e definir medidas para o tratamento dos mesmos; Promover uma cultura de responsabilização sobre as requisições internas de stock, garantindo uma aprovação mais efetiva das mesmas por parte das chefias, fornecendo -lhes informação dos materiais requisitados em cada mês, com vista a promover práticas de controlo e responsabilização; Assegurar o registo de todas as movimentações de armazém, registando entradas e saídas dos materiais; Garantir a aquisição de materiais pedidos e não existentes em armazém; Estabelecer rotinas periódicas de inventariação; Assegurar a correta arrumação, conservação e segurança dos materiais em armazém; Organizar, manter e controlar o sistema de inventário permanente de existências; Controlar e elaborar relatórios de avaliação do nível de qualidade e preços dos bens e serviços adquiridos aos diversos prestadores de serviços, utilizando os resultados das avaliações como input para futuras contratações.

São atribuições do Serviço de Património Municipal:

Elaborar e atualizar o cadastro de inventário dos bens municipais, móveis e imóveis, quer do domínio privado quer do domínio público; Executar e acompanhar os processos de investimentos em curso, de inventariação, aquisição, transferência e abates de bens municipais; Proceder à identificação, codificação, classificação, etiquetagem e registo de todos os bens inventariáveis propriedade do Município; Assegurar que os registos patrimoniais estão de acordo com as disposições regulamentares legais; Identificar os bens nos processos de alienação patrimonial; Promover a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens propriedade do Município; Organizar a carteira de seguros relativos aos bens do Ativo Imobilizado de forma a manter a sua atualização e controlo; Assegurar e controlar a correta localização de todos os bens do Município; Colaborar na elaboração dos documentos necessários à Prestação de Contas; Proceder a conferências de registos patrimoniais e Efetuar procedimentos de reconciliações contabilísticas; Executar o expediente diretamente relacionado com o serviço de Património; Guardar as chaves dos bens imóveis propriedade do Município de Beja, as quais devem ser depositadas em local apropriado; Garantir a avaliação dos imóveis a adquirir ou a alienar.

São atribuições do Serviço de Tesouraria:

Verificar as condições necessárias à execução de pagamentos; Efetuar o pagamento das despesas devidamente autorizadas e verificadas as condições necessárias à sua concretização; Efetuar depósitos, levantamentos e transferências quando autorizados; Providenciar pela assinatura de cheques e ordens de transferência bancária e proceder ao seu registo; Rececionar e conferir os elementos constantes dos documentos de receita e Efetuar as cobranças devidas; Emitir os recibos comprovativos de débitos efetuados ao tesoureiro; Liquidar os juros devidos e realizar conferências; Elaborar folhas de caixa, diários de tesouraria e resumos diários de tesouraria, remetendo -os ao Serviço de Contabilidade, juntamente com os respetivos documentos de receita e despesa; Arquivar documentos comprovativos de receita e despesa; Elaborar os Balancetes de Tesouraria; Executar o expediente diretamente relacionado com a Tesouraria; Manter devidamente escriturados os livros e mapas de tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade municipal que lhe respeitem; Controlar os documentos de Tesouraria; Coordenar a informação entre os vários serviços interligados com a Tesouraria.

São atribuições do Serviço do Plano e Orçamento, e Contabilidade de Custos:

Elaborar estudos financeiros, sempre que solicitados pela respetiva chefia, Presidente da Câmara ou vereador com responsabilidade política na direção da divisão; Coligir todos os elementos necessários à elaboração do Orçamento e colaborar na elaboração do Plano Plurianual de Investimentos; Promover e acompanhar e controlo do Orçamento e das Grandes

 

Opções do Plano; Elaborar, com periodicidade regular, informação para gestão e apresentá-la superiormente, bem como analisar e emitir pareceres técnicos para uma melhor gestão municipal; Assegurar o efetivo conhecimento da capacidade de endividamento Municipal; Organizar a apresentação de contas e respetivo Relatório de Gestão; Enviar ao Tribunal de Contas os documentos de prestação de contas e documentos previsionais; Dar cumprimento às alterações ou revisões orçamentais aprovadas superiormente; Desencadear as operações necessárias ao encerramento do ano económico; Garantir o reporte da informação económico -financeira para as entidades  exteriores (DGAL, DGO, DGCI e CCDRA, no âmbito do SIPOCAL, SIIAL e DOMUS); Executar o expediente diretamente relacionado com o serviço do Plano e Orçamento e Contabilidade de Custos; Assegurar a manutenção de um sistema de contabilidade de custos abrangente, compatível e integrado, de forma a proporcionar uma informação sustentada da avaliação da performance económica da atividade autárquica.